動画から商談までの営業連携の手順｜問い合わせの受付メモ・初回連絡・月次の連携記録付き

内容更新日：2026年10月18日（初出：2026年4月16日）

動画を公開して問い合わせが届くようになっても、その後の受け答えが社内でばらばらだと、商談に進む前に話が止まってしまいます。誰が受け付けるのか決まっていない。営業担当が、相手がどの動画を見たのかを知らずに電話をかける。動画が商談のきっかけになったのかを、後から誰も確かめられない。この記事は、そうした状態を直すための手順です。

使う場面は、動画からの問い合わせを受け始める前の準備と、受け始めてから流れを見直すときです。手順は編集部が勧める進め方で、社内の受付の決まりや個人情報の扱いの規程がある場合は、そちらを優先してください。

動画の側で問い合わせまでの導線をどう置くかは「動画を問い合わせにつなげる導線設計」で扱っています。この記事は、問い合わせが届いた後の社内の動きに絞ります。

問い合わせの入口と受付担当を決める

最初に、動画から問い合わせが届く入口をすべて書き出します。問い合わせフォーム、メール、電話、SNSのメッセージなど、会社によって複数あるはずです。入口ごとに、誰が最初に読むかを決めます。

入口：フォーム・メール・電話・SNSのメッセージなど
受付担当：その入口に届いたものを最初に読む人
代わりの担当：受付担当が不在の日に読む人
受付から引き継ぐ先：営業担当、現場の責任者など

入口が複数あると、どこかに届いた問い合わせが誰にも読まれないまま残ることがあります。入口ごとに受付担当と代わりの担当がいるかを確かめてください。

完了条件：すべての入口に受付担当と代わりの担当の名前が入り、引き継ぐ先が決まっている。

「どの動画を見たか」を受付で記録する

営業担当が相手と話す前に知っておきたいのは、相手がどの動画を見て、何を知った上で問い合わせてきたかです。動画で説明した内容を電話でもう一度最初から説明すると、相手にとっては時間の無駄になります。

記録のしかたは次のどれかです。

問い合わせフォームに「どこで知りましたか」の項目を置き、選択肢に動画の公開先を入れる
動画ごとに案内するページを分けている場合は、どのページから送られたかを参照元として残す
電話の場合は、受付担当が「何をご覧になってお電話くださいましたか」と聞いて書き留める

どの方法でも、相手が答えなかった場合や分からない場合があります。そのときは推測で埋めずに「不明」と書きます。推測で埋めた記録が混ざると、後でどの動画が問い合わせにつながったかを振り返るときに、事実と推測を区別できなくなります。

記録には、見た動画と一緒に、その根拠を次の3つのどれかで残します。

本人明言：相手がフォームや電話で、見た動画の題名を伝えた（題名を言わなくても、受付担当が尋ねて相手が動画を確かめた場合を含む）
参照元のみ：動画の説明欄のリンクや動画を載せたページなど、動画に関係する場所から送られたことが記録で分かるが、相手はどの動画を見たかを言っていない。動画に関係する場所かどうかを推測で決めない
不明：どちらも分からない

参照元のみの場合、分かるのは「そのページから来た」ことまでです。そのページに動画が載っていても、相手がその動画を最後まで見たとは限りません。参照元のURLは参照元の欄に書き、見た動画の欄には書き写さないでください。相手の話が「〜の動画を見た」のようにはっきりしない場合も、該当しそうな動画を候補として書くのにとどめ、題名は最初の連絡で確かめます。

問い合わせフォームに項目を足す場合は、項目を増やしすぎないようにします。入力の手間が増えると、送信をやめる人が出る可能性があるからです。足すのは、営業担当が最初の連絡で本当に必要な項目だけにします。

完了条件：すべての入口で「どの動画を見たか」を記録する方法が決まり、分からない場合は「不明」と書くことが受付担当に伝わっている。

受付メモを作って引き継ぐ

受付担当は、問い合わせを読んだら受付メモを作り、引き継ぐ先に渡します。メモの形を決めておくと、受付担当が替わっても、引き継ぐ内容がそろいます。

【問い合わせの受付メモ】

受付番号（社内の管理表で振る番号）：
受付日時：
受付担当：
入口（フォーム／メール／電話／SNS／その他）：

■ 相手
・会社名・部署（社内の管理場所にだけ記録）：
・相手の立場（担当者／責任者 など）：

■ 内容
・問い合わせの内容（相手の言葉で要約）：
・見た動画（題名が確かめられない場合は「未確認」、候補があれば「候補：」と書く）：
・見た動画の根拠（本人明言／参照元のみ／不明）：
・参照元（送られてきたページや説明欄のリンク。分からなければ「不明」）：
・動画を見た場所（YouTube／自社サイト／その他／不明）：
・相手がすでに知っていること：
・相手が知りたいこと：
・希望の連絡方法と時間帯：

■ 引き継ぎ
・引き継ぐ先：
・引き継いだ日時：
・急ぎかどうかの判断と理由：

相手の氏名や連絡先は、社内で決めている管理場所（顧客管理の仕組みや問い合わせの管理表など）にだけ記録し、チャットや個人のメモに書き写さないようにします。受付メモを共有するときも、社内のルールで決まった場所を使ってください。

社内のチャットや月次の記録で問い合わせを指すときは、氏名や会社名ではなく受付番号を使います。受付番号は社内の記録どうしをつなぐためだけのもので、社内の外には出しません。アクセス解析などの計測ツールには、受付番号も、氏名・連絡先・会社名・問い合わせの本文も送らないでください。

完了条件：受付メモのすべての欄が埋まっているか、埋められない欄に「不明」と書かれ、引き継いだ日時が入っている。

初回の連絡を動画の続きにする

引き継ぎを受けた営業担当は、受付メモを読んでから最初の連絡をします。最初の連絡で大切なのは、相手が動画で知ったことを前提に話を始めることです。

最初の連絡では、次の順番で伝えると、相手は「動画の続きの話だ」と分かりやすくなります。

問い合わせへのお礼と、自分が担当であること
相手が見た動画の内容に一言触れる（見た動画が不明なら、問い合わせの内容に触れる）
相手が知りたいことに対して、次に何をするか（打ち合わせ・資料の送付・見積もりの準備など）
相手に準備してほしいこと（あれば）
日程の候補や返信の方法

下書きの例は次のとおりです。送る前に、会社の文面のルールに合わせて担当者が書き直してください。自動で送る仕組みにする場合も、文面は人が確認してから設定します。

【初回連絡の下書き（メール）】

件名：お問い合わせありがとうございます（【会社名】の【担当者名】です）

【相手の会社名】【相手のお名前】様

お問い合わせいただき、ありがとうございます。
【会社名】で【担当業務】を担当している【担当者名】です。

【見た動画の題名】をご覧いただいたとのこと、ありがとうございます。
動画でお話しした【動画の要点を一言】について、
御社の場合を具体的に確かめるために、【次にすること】をご提案します。

もしよろしければ、事前に次の点をお知らせください。
・【準備してほしいこと1】
・【準備してほしいこと2】

日程は、次の候補からご都合のよいものをお選びください。
・【候補日時1】
・【候補日時2】

ご不明な点があれば、このメールにご返信ください。

【署名】

見た動画が「不明」や「未確認」の場合、または根拠が参照元のみの場合は、動画の題名に触れる段落を消し、問い合わせの内容に触れる一文に置き換えます。相手がどの動画を見たかを推測して書くと、違っていた場合に相手を戸惑わせます。題名を確かめたいときは、「ご覧になった動画の題名を教えていただけますか」と一言添えます。

完了条件：最初の連絡が受付メモの内容をもとに書かれ、送る前に担当者が文面を確認している。

架空の記入例：金属加工会社の場合

ここからは架空の会社での記入例です。実在の会社・顧客・成果ではありません。

試作品の金属加工を請け負う架空の会社が、「図面がなくても見積もりを頼めますか」という質問に答える動画をYouTubeで公開し、動画の説明欄から問い合わせフォームへ案内しているとします。

受付番号：（架空）Q-0000
受付日時：（架空）ある月の平日の午前
入口：問い合わせフォーム
相手の立場：機械メーカーの設計担当者
問い合わせの内容：「手書きのスケッチしかないが、試作の見積もりを頼めるか知りたい」
見た動画：未確認。フォームの「どこで知りましたか」で「YouTubeの動画」を選択し、題名の記入はなし。問い合わせ文に「図面なしの見積もりの動画を見た」とあったため、「候補：図面がなくても見積もりを頼めますか」と書き、題名は確定させなかった。同じ話題に触れた動画がほかにもある可能性があるため
見た動画の根拠：不明（YouTubeの動画を見たことと話題は書かれているが、題名は言っていない。題名を確かめたら本人明言に書き直す）
参照元：不明
相手がすでに知っていること：図面がなくても相談できるらしいこと（相手の記述から。どの説明を見たかは未確認）
相手が知りたいこと：手書きのスケッチで足りるか、ほかに何が必要か
引き継ぐ先：見積もりを担当する営業担当
急ぎかどうか：相手が日程を書いていないため通常の扱い

営業担当は、最初の連絡で題名には触れず、「図面がなくても見積もりのご相談を受けている」という問い合わせの内容に触れたうえで、スケッチのほかに用意してほしい情報（使い道や数量の見込みなど）を尋ね、ご覧になった動画の題名も一言で伺いました。返事で題名が分かったら、見た動画の欄を書き直します。この例の流れは手順を説明するためのもので、この進め方で商談が決まるという意味ではありません。

初回連絡の後の返し方を3つに分ける

最初の連絡の後に相手から返事が届いたら、営業担当は、次にすることを決めます。返事の中身によって、返し方はおおむね次の3つに分かれます。ここからの例も、上と同じ架空の金属加工会社のものです。

条件が足りている場合：次の具体的な行動を1つ決めて伝える
- 例：相手から使い道と数量の見込み、スケッチの写真が届いた。営業担当は、見積もりに必要な情報がそろったと社内で確かめたうえで、「この内容で見積もりの準備を始めます。途中で確かめたい点が出たら、このメールでお尋ねします」と返した。見積もりを出す日は、社内の担当と相談して決めた日だけを書いた
条件が足りない場合：見積もりや提案に必要な、いちばん少ない項目だけを聞く
- 例：スケッチは届いたが、材質の希望が書かれていなかった。営業担当は、ほかの項目をまとめて聞き直さず、「材質のご希望はありますか。決まっていなければ、使い道を教えていただければこちらで候補を挙げます」と1点だけ尋ねた
自社で受けられない内容の場合：受けられないことと、その理由を正直に伝える
- 例：相手の希望は、自社で扱っていない加工の方法だった。営業担当は、「この加工は当社では行っていないため、お引き受けできません」と理由とともに伝えた。相手から頼まれていないのに、ほかの会社へ問い合わせの内容を渡したり、紹介を進めたりはしない。相手から聞かれた場合だけ、分かる範囲で答える

どの返し方でも、返事をいつまでにするかは、自社で実際に守れる目安を社内で決め、その範囲で伝えます。決まっていない目安を、その場で約束しないでください。

動画の最後でどこへ案内しているかによって、届く問い合わせの中身は変わります。案内と行き先のそろえ方は「動画の最後の案内文と遷移先をそろえる方法」で扱っています。

完了条件：返事が届いた問い合わせのそれぞれに、3つのどの返し方をしたかと、伝えた次の行動が記録されている。

次の行動と担当を引き継ぎ表に残す

受付メモを渡しただけでは、営業担当が受け取ったのか、次に誰が何をするのかが、社内の誰にも見えないことがあります。問い合わせ1件ごとに、担当・受け取りの確認・次の行動・期日・誰の対応を待っているかを、引き継ぎ表に残します。期日は、担当者と関わる人が話し合って決めた日を書きます。

最初の連絡を送る前や、相手の返事を待っている間は、次の行動がまだ相手と決まっていないのが普通です。その場合は、合意したことにして埋めずに「未合意」または「提案中」と書き、社内でする行動と担当・社内の期日だけを先に入れます。相手と決めた期日と、社内で目安として置いた期日は、別の欄に書き分けます。

【次の行動と担当の引き継ぎ表】

受付番号：
担当（次の行動に責任を持つ人）：
代わりの担当：

■ 受け取り
・受付担当が引き継いだ日時：
・担当が受け取ったと返した日時：

■ 次の行動
・相手との合意：合意した／提案中／未合意
・相手と合意した次の行動（未合意・提案中なら空けておく）：
・相手と合意した期日（未合意・提案中なら空けておく）：
・社内でする次の行動と担当：
・社内の目安の期日（担当者が決めて記入。相手には約束していない日）：
・いま待っているもの：相手の返事／社内の対応
・社内の対応待ちの場合、誰の何を待っているか：

■ 終わり方
・終えた日：
・終えた理由：商談に進んだ／相手が見送った／受けられない内容と説明した／返事がなく終えた／その他（　　）
・終えると決めた人：

「いま待っているもの」を相手の返事と社内の対応に分けておくと、止まっている問い合わせが、相手を待っているのか、社内で止まっているのかが分かります。社内の対応待ちが続いている場合は、担当と、待っている相手の担当者が話し合って、期日を決め直します。

返事がない場合に何回連絡して終えるか、何日待つかは、会社によって違います。社内で決めた回数や日数があれば、その決まりに沿って「返事がなく終えた」と書きます。

引き継ぎ表は、受付メモと同じ管理場所に置き、受付番号でつなぎます。表を整えても届いた問い合わせの受け方がまだ決まっていない場合は、相談の窓口から、今の受付の方法を伺うところからご相談いただけます。

完了条件：担当に引き継いだすべての問い合わせに、受け取りの確認、相手との合意の状態（合意した場合はその次の行動と期日、未合意・提案中の場合はその旨）、社内でする次の行動と担当と社内の期日、いま待っているもの、終えた場合はその理由が書かれている。

商談の結果を受付メモにつなげて記録する

問い合わせが商談になったか、ならなかったかを、受付メモと同じ記録に残します。後で振り返るときに、動画から届いた問い合わせが、その後どうなったかを追えるようにするためです。

商談の結果は、営業担当が次のように記録します。

商談になったか（打ち合わせをした／していない）
打ち合わせで、相手が動画の内容に触れたか
商談が進まなかった場合、分かる範囲の理由（推測なら推測と書く）

動画からの問い合わせが商談や契約につながったかを、件数が少ないうちに判断するのは避けてください。問い合わせの数が少ない時期は、たまたまの違いが大きく出ます。記録を続け、月ごとに見返すことで、傾向が見えてくるかを確かめます。

月次の記録では、数え方を毎月そろえます。

対象の月は、問い合わせを受け付けた月で決める。同じ受付番号は、その月に一度だけ数える
社内のテスト送信、迷惑な送信、同じ問い合わせが重ねて届いたもの（重複）は、件数と理由を書いて別に分け、問い合わせの数に入れない
1件の問い合わせは、次の4つのうち1つだけに入れる。上から順に確かめ、最初に当てはまったものに入れる
1. 見た動画を本人が明言した：相手が伝えた、または相手が確かめた動画の題名が分かる
2. 動画に関係する参照元のみ：1に当たらず、動画に関係する場所から送られたことが記録で分かる
3. 動画以外と確かめられた：1・2に当たらず、既存の顧客からの紹介など、動画以外の経路だと相手の話や記録で確かめられ、見た動画も確かめられていない
4. 不明：1〜3のどれにも当たらない。動画を見たと書かれていても、題名が確かめられていないものはここに入れる
4つの件数を足した数が、その月の問い合わせの数になる。特定の動画に割り当てるのは1だけにする
打ち合わせの数は、その月に受け付けた問い合わせのうち、数えた日までに1回以上打ち合わせをした受付番号の数を数える。打ち合わせの回数の合計ではない。翌月以降に打ち合わせをした場合も、受け付けた月の記録に足し、数えた日を書き直す

この記録で分かるのは、受け付けた問い合わせがその後どうなったかの件数です。動画を公開したから問い合わせや打ち合わせが増えた、という原因までは分かりません。

【月次の連携記録】

対象の月（問い合わせを受け付けた月）：
数えた日（この日までの記録で数えた）：
記録した人：

■ 問い合わせ（受付番号ごとに1件。上から順に確かめ、1つだけに入れる）
・1 見た動画を本人が明言した：　件
・2 動画に関係する参照元のみ：　件
・3 動画以外と確かめられた：　件
・4 不明（動画を見たと書かれていても題名が未確認のものを含む）：　件
・問い合わせの数（1〜4の合計）：　件
・数えなかったもの（テスト・迷惑・重複。問い合わせの数に入れない）：　件
　内訳と理由：

■ その後（対象の月に受け付けた問い合わせのうち、数えた日まで）
・1回以上打ち合わせをした問い合わせ（受付番号の数）：　件
・打ち合わせの中で動画に触れた人がいた：　件（分からない場合は「未記録」）
・受けられない内容と説明して終えた：　件

■ 受付と引き継ぎ
・引き継ぎが遅れた問い合わせ：　件
　遅れた理由：
・受付メモの欄が埋まらなかった問い合わせ：　件
　埋まらなかった欄：

■ 気づいたこと（事実と感想を分けて書く）
・事実：
・感想・推測：

■ 来月に変えること（1つだけ）
・

月ごとの記録は、動画の側の振り返りと合わせて見ると役に立ちます。動画の数字の見方と、少ないデータで結論を出さない振り返り方は「YouTube公開後の月次振り返りの進め方」にまとめています。

完了条件：動画から届いた問い合わせについて、商談になったかどうかが受付メモと同じ記録に残り、月に一度、連携記録を書く人が決まっている。

うまくいかないときの見直し

問い合わせが誰にも読まれないまま残っていた：入口の書き出しに漏れがないか、代わりの担当が決まっているかを確かめる
営業担当が相手の見た動画を知らずに連絡していた：受付メモの「見た動画」の欄が使われているか、引き継ぐときにメモが一緒に渡っているかを確かめる
「見た動画」がほとんど「不明」になる：フォームの選択肢が分かりにくい可能性があります。選択肢の言葉を、動画の公開先の名前（YouTube、自社サイトなど）にそろえる。動画ごとに案内するページを分ける方法もあります
最初の連絡で相手の反応が薄い：動画で説明したことを繰り返していないか、相手の知りたいことに答えているかを見直す。動画の最後で何を案内しているかも確かめる。最後の一言と案内先をそろえる方法は「動画の最後の案内文と遷移先をそろえる方法」で扱っています

直すときは一度に1か所にして、次の月の記録で変化を確かめてください。

動画からの問い合わせの受け方を、営業の流れと合わせて整えたい場合は、今の受付の方法を伺うところからご相談いただけます。相談の窓口からご連絡ください。